1- Requisitos internos
Para mantener validez legal, deberá cumplir los requisitos externos e internos de la normativa mercantil. En general, los externos consisten en presentar documentos o pagar impuestos al gobierno.
Los requisitos mercantiles internos son para su propio control de archivos. Debe demostrar cabalmente su cumplimiento mediante los registros de la empresa.
Podría necesitarlos si más adelante decide vender su negocio o si interponen una demanda legal contra su empresa.
2- Requisitos según la estructura empresarial
Las corporaciones tienen requisitos internos más rigurosos. Deben celebrar reuniones iniciales y anuales del director con los accionistas (en caso de que hayan), registrar las minutas de sus reuniones, adoptar y cumplir con los reglamentos, emitir acciones para los accionistas y registrar todas las transferencias de acciones.
Las sociedades de responsabilidad limitada tienen requisitos internos menos rigurosos, pero en general se les aconseja mantener un contrato operativo actualizado, emitir cuotas de membresía, registrar todas las transferencias de interés entre los miembros y celebrar reuniones anuales.
Otras estructuras empresariales carecen de requisitos internos o tienen muy pocos. Sin embargo, nunca está de más documentar las decisiones importantes sobre su empresa.
3- Requisitos actuales para la declaración estatal
Cuatro claves para presentar y pagar el impuesto sobre la renta
Este impuesto es una obligación que deben realizar todas las personas físicas o jurídicas que tengan una actividad económica en nuestro país. Como todos los años, los contribuyentes cumplen con este trámite para evitar sanciones y multas.
El formulario para declarar el impuesto sobre la renta (que también es conocido como impuesto a las utilidades) es el D-101 y la obligación se puede pagar directamente en la Administración Tributaria Virtual (ATV), una vez que se presente la declaración o mediante conectividad bancaria.
A continuación, se detallan cuatro consideraciones para cumplir con esta obligación:
No cumplir con la presentación y el pago del impuesto sobre la renta implica la aplicación de multas e intereses.
La falta de presentación de la declaración se penaliza con una multa equivalente a medio salario base, que actualmente es de ¢231.100, aunque puede reducirse a ¢46.220 si el contribuyente presenta la declaración de manera voluntaria y paga la sanción correspondiente.
Además, por el retraso en el pago del impuesto se impone una multa del 1% sobre el monto adeudado por cada mes de demora, considerando que una fracción de mes se cuenta como un mes completo.
A esto se suman los intereses, que tienen una tasa anual del 10% en la actualidad.
4- Licencias, permisos y recertificación
Los documentos que sustentan el cumplimiento legal varían con el sector de la industria y la ubicación.
Conserve cualquier licencia, permiso o certificado que su empresa haya recibido. Los requisitos para la renovación varían; mejor consulte directamente en caso de que desconozca cómo proceder con este tipo de procesos.
Por ejemplo, de acuerdo con la Ley General de Salud y Reglamento general para permisos sanitarios de funcionamiento, de habilitación y autorizaciones para eventos temporales de concentración masiva de personas, otorgados por el Ministerio de Salud, todos los establecimientos industriales, comerciales y de servicio deben contar la autorización o Permiso Sanitario de Funcionamiento para operar en el territorio nacional, según sea la actividad y deben realizar de igual forma la renovación requerida.
Consulte siempre a la institución emisora para confirmar los requisitos de renovación aplicables a su negocio. También, en caso que desee revisar, el Ministerio de Hacienda cuenta con un Manual de ayuda para el Contribuyente.